ข้อกำหนดที่ 4. บริบทขององค์กร (Context of the organization) - ตอนที่ 1

ข้อกำหนดที่ 4. บริบทขององค์กร (Context of the organization) - ตอนที่ 1

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจกันก่อนนะคะ คำว่า “บริบทขององค์กร”  หมายความว่า สภาวะปัจจุบันที่องค์กรประสบอยู่ ไม่ว่าจะเป็นระดับโลก  ระดับชาติ  ระดับภูมิภาค  ระดับท้องถิ่น หรือแม้แต่ระดับองค์กรเองค่ะ   ต่อจากนี้เราจะมาดูข้อกำหนดในแต่ละข้อนะคะว่าองค์กรต้องพิจารณาในเรื่องใดบ้าง

ข้อกำหนดที่ 4  ทั้งข้อเป็นข้อกำหนดใหม่นะคะ  ประกอบไปด้วยข้อกำหนด  4.1 – 4.4  ค่ะ ....ทำใจได้เลยค่ะ ว่าต้องทำเอกสารสารสนเทศเพิ่มมากขึ้นจริง ๆ  หายใจเข้าลึก ๆ นะคะ  จะค่อยๆ เล่าให้ฟังค่ะ

4.1 ความเข้าใจองค์กรและบริบทขององค์กร

องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ขององค์กร  และทิศทางกลยุทธ์  และผลกระทบต่อความสามารถขององค์กร  ในการบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบบริหารคุณภาพ

องค์กรต้องเฝ้าติดตามและทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอก และภายในเหล่านี้

หมายเหตุ  1  ประเด็นสามารถรวมถึงปัจจัยทางบวกและลบ   หรือ สภาพเพื่อการพิจารณา

หมายเหตุ  2  ความเข้าใจบริบทภายนอกสามารถทำให้ได้มาโดยการพิจารณาประเด็นที่เกิดขึ้นจากกฎหมายเทคโนโลยีสภาพการแข่งขัน  การตลาด  วัฒนธรรม  สังคม  และเศรษฐกิจแวดล้อม   ไม่ว่าทั้งในระดับโลก  ระดับชาติ  ระดับภูมิภาค  หรือระดับท้องถิ่น

หมายเหตุ 3   ความเข้าใจบริบทภายในสามารถทำให้ได้มาโดยพิจารณา  ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ  คุณค่า วัฒนธรรม  ความรู้  และสมรรถนะขององค์กร

ในข้อกำหนด 4.1 นี้  สิ่งที่องค์กรต้องทำ  คือ วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอกและภายใน  ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร  ค่ะ 

·         วัตถุประสงค์ขององค์กร  อธิบายอย่างคร่าว ๆ คือ  อะไรก็ตามที่องค์กรตั้งมาเพื่อสิ่งนั้น  เช่น เพื่อผลกำไร , เพื่อการกุศล เป็นพวกมูลนิธิต่าง ๆ   เป็นต้น >>>> องค์กรก็ต้องวิเคราะห์สภาวะที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ค่ะ

วิธีการวิเคราะห์ก็ใช้  Brainstorming หรือ ระดมสมอง ค่ะ  แต่ต้องเป็นการระดมสมองจากกลุ่มผู้บริหาร  หรือผู้มีความรู้ความสามารถในด้านที่ทำการวิเคราะห์นะคะ    เอาล่ะค่ะ.....เรามาเริ่มวิเคราะห์กันเลยค่ะ

1.     วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอก เป็นการวิเคราะห์ตลาด ซึ่งเป็นปัจจัยภายนอกที่องค์กรไม่สามารถควบคุมได้ แต่ส่งผลกระทบต่อองค์กร ต้องวิเคราะห์ทั้ง  ด้านบวก เราจะเรียกว่า โอกาส และ ด้านลบ เราจะเรียกว่า อุปสรรค  เรามาวิเคราะห์กันทีละด้านแล้วกันนะคะ

1.1   ด้านบวก  หรือ โอกาส  ซึ่งจะส่งผลดี เอื้อประโยชน์ หรือส่งเสริมการดำเนินงานขององค์กร หรือที่เรามักเรียกว่า เฮง เฮง ค่ะ 

1.2   ด้านลบ หรือ อุปสรรค  เป็นข้อจำกัดที่องค์กรควบคุมไม่ได้ เป็นความซวยที่ส่งผลร้ายต่อธุรกิจ ซึ่งองค์กรต้องจำเป็นต้องปรับกลยุทธ์  และพยายามกำจัดอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

ส่วนประเด็นที่จะพิจารณา  ทั้งด้าน บวก และ ลบ   มีดังนี้ค่ะ

·       ด้านเทคโนโลยี  เช่น  พัฒนาการของเทคโนโลยีที่ใช้ในการผลิต , โครงสร้างพื้นฐานต่าง ๆ , การขนส่ง – กระจายสินค้า , ความก้าวหน้า IT  เป็นต้น

·       ด้านสังคม  เช่น  ความมั่นคงในชีวิตและทรัพย์สิน , ความเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างประชากร , การเปลี่ยนวิถีการดำรงชีพของผู้บริโภค , ทัศนคติของผู้บริโภคที่มีต่อองค์กร , พฤติกรรมการซื้อสินค้าที่เปลี่ยนไป

·       ด้านกฎหมาย และระเบียบปฏิบัติจากภาครัฐ  เช่น  นโยบายจากภาครัฐและการควบคุมต่าง ๆ , การตรวจสอบควบคุมภาคปฏิบัติจากเจ้าหน้าที่และหน่วยงานรัฐ , การกำหนดโควตาต่าง ๆ , การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของภาษีต่าง ๆ , การคุมครองลิขสิทธิ์ หรือทรัพย์สินทางปัญญา , สนธิสัญญาต่าง ๆ

·       ด้านเศรษฐกิจ เช่น สภาวะเศรษฐกิจโดยรวม , สภาพคล่องทางการเงินในประเทศ , อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา , อัตราเติบโตของตลาดทุน

·       ด้านสิ่งแวดล้อม เช่น ข้อกำหนดตามมาตรฐานสากลต่าง ๆ , การควบคุมของภาครัฐ , การถูกต้านจากสังคม , การขาดแคลนวัตถุดิบ , ภัยพิบัติทางธรรมชาติ

·       ด้านการเมือง  เช่น  ความมั่นคงทางการเมือง , เสถียรภาพของรัฐบาล , นโยบายรัฐ และพรรคการเมืองใหญ่ ๆ

นอกจากนี้ เราอาจใช้เครื่องมือที่เรียกว่า  “5  Forces  Industry Competition” มาช่วยวิเคราะห์สภาวะการแข่งขันขององค์กร  ได้แก่

·       อุปสรรคที่มาจากคู่แข่งขันรายใหม่

·       ความเข้มข้นของการแข่งขัน

·       อุปสรรคที่มาจากผลิตภัณฑ์ที่ทดแทนกันได้

·       อำนาจการต่อรองของผู้ซื้อ/ผู้บริโภค

·       อำนาจการต่อรองของผู้ผลิต / ผู้ขายวัตถุดิบ

2.      วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายใน เป็นการวิเคราะห์ธุรกิจ  เป็นปัจจัยภายในที่ควบคุมได้  อย่าลืมนะคะว่าจะต้องวิเคราะห์ทั้งด้านบวกและด้านลบค่ะ 

2.1   ด้านบวก  จะเป็น จุดแข็ง ขององค์กร  องค์กรต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่นเหนือคู่แข่ง ซึ่งส่งผลดีต่อธุรกิจ

2.2   ด้านลบ จะเป็น จุดอ่อน ขององค์กร  จะเป็นปัญหา หรือข้อบกพร่องขององค์กร ซึ่งจะต้องหาทางกำจัดปัญหานั้นออกไป

สำหรับประเด็นที่จะพิจารณา  มีดังนี้ค่ะ

·       ด้านการบริหารทั่วไป  เช่น  ระบบการบริหารทั่วไป , โครงสร้างองค์กร , การกระจายอำนาจ การตัดสินใจ , การบริหารจัดการเครือข่าย และการมีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อสังคม

·       ด้านบุคลากร  เช่น  ศักยภาพและขีดความสามารถของระดับผู้บริหาร , การคัดเลือกและพัฒนาทรัพยากรบุคคล , ระบบสืบทอดตำแหน่งงานสำคัญ ๆ , สวัสดิการและผลตอบแทน , อัตราการลาออก

·       ด้านตัวสินค้าและบริการ เช่น  ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ , ตำแหน่งผลิตภัณฑ์ในท้องตลาด , คุณค่าและประโยชน์ใช้สอย , การบริการหลังการขาย , กรออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์

·       ด้านการตลาดและการขาย เช่น ส่วนแบ่งการตลาด , ความสามารถในการแข่งขัน

มาถึงตรงนี้เราจะได้ โอกาส – อุปสรรค – จุดแข็ง – จุดอ่อน ขององค์กรกันแล้วนะคะ  จากนั้นองค์กรต้องนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดทำ “แผนธุรกิจ”   ค่ะ

สำหรับ แผนธุรกิจ หรือ Business Plan คือแผนการดำเนินงานของธุรกิจ หรือโครงการหนึ่งๆ ที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจทั้งในระยะสั้น 1 – 3 ปี และในระยะยาว 3 – 5 ปี  ค่ะ  ควรจะวางแผนให้ครอบคลุมในทุก ๆ ด้านนะคะ  เช่น  ด้านการจัดการ , การตลาด , การดำเนินงาน , การควบคุมคุณภาพ , การจัดการนวัตกรรม , การจัดการทรัพยากรมนุษย์ และอีกด้านที่ขาดไม่ได้คือ การเงินเพื่อการลงทุนในด้านต่าง ๆ ข้างต้นค่ะ

ส่วนมุมมองของ Auditor ที่ตรวจ ก็คงต้องมองหาหลักฐานเหล่านี้ค่ะ

·       หลักฐานการวิเคราะห์ สภาวะแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกขององค์กร  เช่น บันทึกการประชุม , Presentation  หรือสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาใช้ก็ได้ค่ะ  และอยู่ในรูปแบบ hard copy หรือ soft copy ก็ได้เช่นกันค่ะ

·       แผนธุรกิจ  ที่สอดคล้องกับผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้างต้น

·       อย่างสุดท้ายก็คงต้องดูว่าองค์กรกำหนดความถี่ในการทบทวนเอกสารสารสนเทศในข้อ 4.1 อย่างไร ระบุไว้ที่ไหนค่ะ

เฮ้อ!!!!  แค่ข้อ 4.1 ก็แทบแย่กันแล้ว.....ยังไม่พอค่ะ  ยังมีข้อ 4.2 ความเข้าใจความจำเป็น และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย...ต้องมาทำเอกสารสารสนเทศเพิ่มเติมกันอีก.......ไว้เจอกันในบทความตอนหน้านะคะ

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665

Line ID : sukanya.mee

FB : sukanya meebusayawas

จะ upgrade ISO9001 แต่มี ISO/TS 16949 ด้วย ต้องทำงัยดี ?

                             

     

วันนี้มีประเด็นนึงมาเล่าสู่กันฟังค่ะ  มีคำถามจากองค์กรแห่งหนึ่งที่ได้รับการรับรองระบบ ISO/TS 16949  และกำลังจะ upgrade ระบบ ISO9001 จะต้องดำเนินการอย่างไร ที่จะครอบคลุมข้อกำหนดทั้งสองระบบ  ก่อนจะตอบคำถามนี้  เราไป update ความคืบหน้าของมาตรฐานยานยนต์ตัวนี้กันก่อนค่ะ

ระบบ ISO/TS 16949  ทำอะไรกันไปถึงไหนแล้ว ?    

IATF (เป็นหน่วยงานที่ออก CER. + ข้อกำหนดISO/TS 16949) ได้ออกฉบับร่างมาแล้ว   และตั้งใจจะประกาศใช้ภายในสิ้นปีนี้ค่ะ  โดยฉบับร่างนี้จะครอบคลุมข้อกำหนด ISO 9001:2015 ทั้งหมด  และเพิ่มเติมข้อกำหนดอื่น ๆ อีกค่ะ  เช่น การสอบกลับได้ของผลิตภัณฑ์ในด้านกฎหมาย , ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของชิ้นงานและกระบวนการผลิต , ข้อกำหนดที่เกี่ยวกับซอฟแวร์ , การรับประกันผลิตภัณฑ์ (Warranty) และอื่น ๆ อีกหลายข้อเลยล่ะค่ะ เฮ้อ!!!  นั่นหมายความว่างานหนักกำลังจะมาเยือนค่ะ -_-‘

จะ Upgrade ISO 9001 ต้องรอให้ ISO/TS 16949 ประกาศใช้ก่อนดีมั๊ย ?

ในฐานะที่คลุกคลีกับทั้งสองมาตรฐานนี้มานาน  ขอตอบอย่างไม่คิดเลยนะคะว่า “อย่ารอเลยค่ะ” Upgrade 9001 ให้เสร็จสิ้นไปก่อนดีกว่าค่ะ  ไม่งั้นความเยอะจะทับถมคนทำระบบจนแทบเงยหน้ากันไม่ได้เลยทีเดียว

เหตุผลอีกอย่างนะคะคือ ทั้งสองมาตรฐานนี้ มีหน่วยงานที่ออก Certificate คนละหน่วยงานกัน ต่างคนต่างทำงานค่ะ  คือ

·         หน่วยงานที่ออก  Cer. ของระบบ ISO/TS 16949  คือ IATF  (International Automotive Task Force) ค่ะ

·         หน่วยงานที่ออก  Cer. ของระบบ ISO 9001 คือ Accreditation Body หรือ AB (หน่วยรับรองระบบ เช่น UKAS ของอังกฤษ , NAC ของไทย , JAS-ANZ ของออสเตรเลีย-นิวซีแลนด์

-       มาถึงตรงนี้สงสัยมั๊ยละค่ะ ว่าแล้ว SGS , TUV , Bureau Veritas , TCL , JQA ,  NQA ที่มา audit เราคือใครกันหนอ  หน่วยงานรับรองเหล่านี้เรียกว่า Certification Body หรือ CB ค่ะ เป็นหน่วยงานที่ส่งผลตรวจ และชงเรื่องไปที่ AB ออก Cer. ให้เราค่ะ

แต่ Certificate ทั้งสองมาตรฐานนี้ จะหมดอายุพร้อมกันในเดือนกันยายน 2018 นะคะ  เพราะฉะนั้นใครพร้อมก็ upgrade กันได้เลยค่ะ  สำหรับใครที่กำลังมองหา Consult – Trainer ขอแนะนำว่าให้เลือกที่ชำนาญทั้งสองระบบนะคะ  เนื่องจากเอกสารหลายตัวในระบบ ISO/TS 16949 สอดคล้องกับ ISO 9001:2015 อยู่แล้ว จะได้ไม่ต้องทำเพิ่มให้เหนื่อยกันค่ะ

เอกสารอะไรบ้าง ของ ISO/TS 16949:2009 ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO9001:2015 ?

เอกสารต่อไปนี้จะเป็นส่วนเพิ่มเติมของ ISO 9001:2015 ที่สอดคล้องกับ ISO/TS 16949:2009 นะคะ จะกล่าวเพียงคร่าว ๆ  เนื่องจากแต่ละองค์กรอาจมีชื่อเรียกของเอกสารที่แตกต่างกันไป  และมีการจัดทำเอกสารต่าง ๆ กัน  ถ้าจะให้ชี้ชัดก็คงต้องลงไปดูหน้างานกันละค่ะ

สิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติม	ISO/TS 16949:2009	ISO 9001:2015
·       ชี้บ่ง Process approach > Input - Output	P	P
·       Customer specification requirement	P	P
·       ชี้บ่ง Outsource ใน business process flow chart	P	P
·       การทวนสอบความสามารถของพนักงานวัด	P	P
·       Skill map	P	P
·       การจัดการทรัพย์สินของลูกค้า	P	P
·       การวิเคราะห์ความเสี่ยงของการออกแบบและผลิตผลิตภัณฑ์	P	P
·       Supplier  audit	P	P
·       Change  control  system	P	P
·       Corrective action สำหรับผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกัน	P	P
·       Contingency plan	P	P
·       การพิจารณาความสามารถขององค์กรในการผลิตและบริการให้สอดคล้องกับข้อกำหนด (คล้ายๆ กับ Team feasibility)	P	P

ส่วนรายละเอียดจะกล่าวในข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องนะคะ ^-^

Procedure ที่บังคับทั้ง 6 เล่ม ใน ISO 9001:2008 จะยกเลิกได้มั๊ย …หรือจะรอให้ ISO/TS 16949 เปลี่ยนเวอร์ชั่นก่อนแล้วค่อยยกเลิก ?

คงจะยังจำกันได้นะคะ ว่า Procedure 6 เล่มนั้นมีเรื่องอะไรบ้าง.....ก็ประกอบไปด้วยเรื่อง การควบคุมเอกสาร , การควบคุมบันทึก , การตรวจติดตามภายใน , การควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด , การปฏิบัติการแก้ไข , การปฏิบัติการป้องกัน  ถ้าเป็น ISO/TS 16949 จะเพิ่มเรื่อง การฝึกอบรม เข้ามาอีกเรื่องนึง เป็นเรื่องที่ 7 ค่ะ

จะยกเลิกดีมั๊ย  ก็ข้อกำหนดไม่ได้บังคับให้ต้องมีแล้วนี่....อย่ายกเลิกเลยนะคะ  คงไว้อย่างนั้นล่ะค่ะดีแล้ว  เหมาะสมแล้ว

ขอตอบคำถามนี้ในมุมมองของคนที่ทำหน้าที่เป็น CB AUDITOR นะคะ  ด้วยเหตุผลที่ว่า

1.     บุคลากรในองค์กรจะได้ยึดเป็นแนวทางปฏิบัติเดียวกันค่ะ  ถึงแม้หลงลืมก็สามารถย้อนกลับมาอ่าน procedure เหล่านี้ได้ > ข้อนี้เป็นประโยชน์ขององค์กรนะคะ

2.     หากไม่มี procedure ของกระบวนการเหล่านี้ซะแล้ว  คนที่เป็น auditor ก็คงต้อง verify หรือทวนสอบ หรือต้องสอบถามกันจนแน่ในว่า กระบวนการเหล่านี้มีวิธีการปฏิบัติเป็นไปในทิศทางเดียวกัน – ปฏิบัติเหมือนๆ กัน  ถึงจะปล่อยผ่านประเด็นเหล่านี้ไปได้ค่ะ ผลพลอยได้ที่ตามมาด้วยก็คือ การ audit จะใช้เวลากระชับขึ้นค่ะ (วัน ๆ นึง auditor คนนึงตรวจหลาย process ในเวลาจำกัด ก็เล่นเอาแทบแย่เลยล่ะค่ะ)

3.     เป็นหลักฐานในการ audit ทั้ง 3 audit เลยล่ะค่ะ ไม่ว่าจะเป็น การตรวจติดตามภายใน , การตรวจติดตามโดยผู้มีส่วนได้เสีย , การตรวจติดตามโดยผู้ไม่มีส่วนได้เสีย  โดยเฉพาะอย่างยิ่ง CB Audit ค่ะ  ต้องการหลักฐานที่หยิบจับได้ เพื่อความมั่นใจ แถมยังต้องทำ report เพื่อชงเรื่องให้น่าเชื่อถือต่อไปที่ AB อีกนะซิคะ

4.     ถ้าอยากจะยกเลิกจริงๆ ล่ะก็ แนะนำให้ยกเลิกเรื่อง “การปฏิบัติการป้องกัน” เรื่องเดียวเท่านั้นนะคะ เพราะว่าข้อกำหนดเรื่องปฏิบัติการป้องกันได้ถูกตัดออกไปแล้วค่ะ  แต่ต้องยกเลิกเมื่อข้อกำหนด ISO/TS 16949 เวอร์ชั่นใหม่ได้ประกาศใช้แล้วนะคะ  ไม่งั้นอาจโดย CAR จาก CB (Automotive) auditor กันได้นะคะ

ขอฝากไว้เท่านี้ก่อนนะคะ ถ้าใครพร้อมก็ลงมือ upgrade ISO 9001:2015 กันได้เลยค่ะ

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665

Line ID : sukanya.mee

FB : sukanya meebusayawas