ข้อกำหนดที่ 4. บริบทขององค์กร (Context of the organization) - ตอนที่ 1

ข้อกำหนดที่ 4. บริบทขององค์กร (Context of the organization) - ตอนที่ 1

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจกันก่อนนะคะ คำว่า “บริบทขององค์กร”  หมายความว่า สภาวะปัจจุบันที่องค์กรประสบอยู่ ไม่ว่าจะเป็นระดับโลก  ระดับชาติ  ระดับภูมิภาค  ระดับท้องถิ่น หรือแม้แต่ระดับองค์กรเองค่ะ   ต่อจากนี้เราจะมาดูข้อกำหนดในแต่ละข้อนะคะว่าองค์กรต้องพิจารณาในเรื่องใดบ้าง

ข้อกำหนดที่ 4  ทั้งข้อเป็นข้อกำหนดใหม่นะคะ  ประกอบไปด้วยข้อกำหนด  4.1 – 4.4  ค่ะ ....ทำใจได้เลยค่ะ ว่าต้องทำเอกสารสารสนเทศเพิ่มมากขึ้นจริง ๆ  หายใจเข้าลึก ๆ นะคะ  จะค่อยๆ เล่าให้ฟังค่ะ

4.1 ความเข้าใจองค์กรและบริบทขององค์กร

องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ขององค์กร  และทิศทางกลยุทธ์  และผลกระทบต่อความสามารถขององค์กร  ในการบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบบริหารคุณภาพ

องค์กรต้องเฝ้าติดตามและทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอก และภายในเหล่านี้

หมายเหตุ  1  ประเด็นสามารถรวมถึงปัจจัยทางบวกและลบ   หรือ สภาพเพื่อการพิจารณา

หมายเหตุ  2  ความเข้าใจบริบทภายนอกสามารถทำให้ได้มาโดยการพิจารณาประเด็นที่เกิดขึ้นจากกฎหมายเทคโนโลยีสภาพการแข่งขัน  การตลาด  วัฒนธรรม  สังคม  และเศรษฐกิจแวดล้อม   ไม่ว่าทั้งในระดับโลก  ระดับชาติ  ระดับภูมิภาค  หรือระดับท้องถิ่น

หมายเหตุ 3   ความเข้าใจบริบทภายในสามารถทำให้ได้มาโดยพิจารณา  ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ  คุณค่า วัฒนธรรม  ความรู้  และสมรรถนะขององค์กร

ในข้อกำหนด 4.1 นี้  สิ่งที่องค์กรต้องทำ  คือ วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอกและภายใน  ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร  ค่ะ 

·         วัตถุประสงค์ขององค์กร  อธิบายอย่างคร่าว ๆ คือ  อะไรก็ตามที่องค์กรตั้งมาเพื่อสิ่งนั้น  เช่น เพื่อผลกำไร , เพื่อการกุศล เป็นพวกมูลนิธิต่าง ๆ   เป็นต้น >>>> องค์กรก็ต้องวิเคราะห์สภาวะที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ค่ะ

วิธีการวิเคราะห์ก็ใช้  Brainstorming หรือ ระดมสมอง ค่ะ  แต่ต้องเป็นการระดมสมองจากกลุ่มผู้บริหาร  หรือผู้มีความรู้ความสามารถในด้านที่ทำการวิเคราะห์นะคะ    เอาล่ะค่ะ.....เรามาเริ่มวิเคราะห์กันเลยค่ะ

1.     วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายนอก เป็นการวิเคราะห์ตลาด ซึ่งเป็นปัจจัยภายนอกที่องค์กรไม่สามารถควบคุมได้ แต่ส่งผลกระทบต่อองค์กร ต้องวิเคราะห์ทั้ง  ด้านบวก เราจะเรียกว่า โอกาส และ ด้านลบ เราจะเรียกว่า อุปสรรค  เรามาวิเคราะห์กันทีละด้านแล้วกันนะคะ

1.1   ด้านบวก  หรือ โอกาส  ซึ่งจะส่งผลดี เอื้อประโยชน์ หรือส่งเสริมการดำเนินงานขององค์กร หรือที่เรามักเรียกว่า เฮง เฮง ค่ะ 

1.2   ด้านลบ หรือ อุปสรรค  เป็นข้อจำกัดที่องค์กรควบคุมไม่ได้ เป็นความซวยที่ส่งผลร้ายต่อธุรกิจ ซึ่งองค์กรต้องจำเป็นต้องปรับกลยุทธ์  และพยายามกำจัดอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

ส่วนประเด็นที่จะพิจารณา  ทั้งด้าน บวก และ ลบ   มีดังนี้ค่ะ

·       ด้านเทคโนโลยี  เช่น  พัฒนาการของเทคโนโลยีที่ใช้ในการผลิต , โครงสร้างพื้นฐานต่าง ๆ , การขนส่ง – กระจายสินค้า , ความก้าวหน้า IT  เป็นต้น

·       ด้านสังคม  เช่น  ความมั่นคงในชีวิตและทรัพย์สิน , ความเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างประชากร , การเปลี่ยนวิถีการดำรงชีพของผู้บริโภค , ทัศนคติของผู้บริโภคที่มีต่อองค์กร , พฤติกรรมการซื้อสินค้าที่เปลี่ยนไป

·       ด้านกฎหมาย และระเบียบปฏิบัติจากภาครัฐ  เช่น  นโยบายจากภาครัฐและการควบคุมต่าง ๆ , การตรวจสอบควบคุมภาคปฏิบัติจากเจ้าหน้าที่และหน่วยงานรัฐ , การกำหนดโควตาต่าง ๆ , การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของภาษีต่าง ๆ , การคุมครองลิขสิทธิ์ หรือทรัพย์สินทางปัญญา , สนธิสัญญาต่าง ๆ

·       ด้านเศรษฐกิจ เช่น สภาวะเศรษฐกิจโดยรวม , สภาพคล่องทางการเงินในประเทศ , อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา , อัตราเติบโตของตลาดทุน

·       ด้านสิ่งแวดล้อม เช่น ข้อกำหนดตามมาตรฐานสากลต่าง ๆ , การควบคุมของภาครัฐ , การถูกต้านจากสังคม , การขาดแคลนวัตถุดิบ , ภัยพิบัติทางธรรมชาติ

·       ด้านการเมือง  เช่น  ความมั่นคงทางการเมือง , เสถียรภาพของรัฐบาล , นโยบายรัฐ และพรรคการเมืองใหญ่ ๆ

นอกจากนี้ เราอาจใช้เครื่องมือที่เรียกว่า  “5  Forces  Industry Competition” มาช่วยวิเคราะห์สภาวะการแข่งขันขององค์กร  ได้แก่

·       อุปสรรคที่มาจากคู่แข่งขันรายใหม่

·       ความเข้มข้นของการแข่งขัน

·       อุปสรรคที่มาจากผลิตภัณฑ์ที่ทดแทนกันได้

·       อำนาจการต่อรองของผู้ซื้อ/ผู้บริโภค

·       อำนาจการต่อรองของผู้ผลิต / ผู้ขายวัตถุดิบ

2.      วิเคราะห์สภาวะแวดล้อมภายใน เป็นการวิเคราะห์ธุรกิจ  เป็นปัจจัยภายในที่ควบคุมได้  อย่าลืมนะคะว่าจะต้องวิเคราะห์ทั้งด้านบวกและด้านลบค่ะ 

2.1   ด้านบวก  จะเป็น จุดแข็ง ขององค์กร  องค์กรต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่นเหนือคู่แข่ง ซึ่งส่งผลดีต่อธุรกิจ

2.2   ด้านลบ จะเป็น จุดอ่อน ขององค์กร  จะเป็นปัญหา หรือข้อบกพร่องขององค์กร ซึ่งจะต้องหาทางกำจัดปัญหานั้นออกไป

สำหรับประเด็นที่จะพิจารณา  มีดังนี้ค่ะ

·       ด้านการบริหารทั่วไป  เช่น  ระบบการบริหารทั่วไป , โครงสร้างองค์กร , การกระจายอำนาจ การตัดสินใจ , การบริหารจัดการเครือข่าย และการมีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อสังคม

·       ด้านบุคลากร  เช่น  ศักยภาพและขีดความสามารถของระดับผู้บริหาร , การคัดเลือกและพัฒนาทรัพยากรบุคคล , ระบบสืบทอดตำแหน่งงานสำคัญ ๆ , สวัสดิการและผลตอบแทน , อัตราการลาออก

·       ด้านตัวสินค้าและบริการ เช่น  ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ , ตำแหน่งผลิตภัณฑ์ในท้องตลาด , คุณค่าและประโยชน์ใช้สอย , การบริการหลังการขาย , กรออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์

·       ด้านการตลาดและการขาย เช่น ส่วนแบ่งการตลาด , ความสามารถในการแข่งขัน

มาถึงตรงนี้เราจะได้ โอกาส – อุปสรรค – จุดแข็ง – จุดอ่อน ขององค์กรกันแล้วนะคะ  จากนั้นองค์กรต้องนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดทำ “แผนธุรกิจ”   ค่ะ

สำหรับ แผนธุรกิจ หรือ Business Plan คือแผนการดำเนินงานของธุรกิจ หรือโครงการหนึ่งๆ ที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจทั้งในระยะสั้น 1 – 3 ปี และในระยะยาว 3 – 5 ปี  ค่ะ  ควรจะวางแผนให้ครอบคลุมในทุก ๆ ด้านนะคะ  เช่น  ด้านการจัดการ , การตลาด , การดำเนินงาน , การควบคุมคุณภาพ , การจัดการนวัตกรรม , การจัดการทรัพยากรมนุษย์ และอีกด้านที่ขาดไม่ได้คือ การเงินเพื่อการลงทุนในด้านต่าง ๆ ข้างต้นค่ะ

ส่วนมุมมองของ Auditor ที่ตรวจ ก็คงต้องมองหาหลักฐานเหล่านี้ค่ะ

·       หลักฐานการวิเคราะห์ สภาวะแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกขององค์กร  เช่น บันทึกการประชุม , Presentation  หรือสร้างแบบฟอร์มขึ้นมาใช้ก็ได้ค่ะ  และอยู่ในรูปแบบ hard copy หรือ soft copy ก็ได้เช่นกันค่ะ

·       แผนธุรกิจ  ที่สอดคล้องกับผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้างต้น

·       อย่างสุดท้ายก็คงต้องดูว่าองค์กรกำหนดความถี่ในการทบทวนเอกสารสารสนเทศในข้อ 4.1 อย่างไร ระบุไว้ที่ไหนค่ะ

เฮ้อ!!!!  แค่ข้อ 4.1 ก็แทบแย่กันแล้ว.....ยังไม่พอค่ะ  ยังมีข้อ 4.2 ความเข้าใจความจำเป็น และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย...ต้องมาทำเอกสารสารสนเทศเพิ่มเติมกันอีก.......ไว้เจอกันในบทความตอนหน้านะคะ

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665

Line ID : sukanya.mee

FB : sukanya meebusayawas