ข้อกำหนดที่ 4. บริบทขององค์กร (Context of the organization) - ตอนที่ 2

     

   ข้อกำหนด 4.2  ความเข้าใจความจำเป็น และคาดหวังของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง

4.2  ความเข้าใจความจำเป็น และคาดหวังของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เนื่องจาก ผลกระทบหรืออาจก่อให้เกิดผลกระทบ   ต่อความสามารถขององค์กรในการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการ  ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดลูกค้า  และข้อกำหนดของกฎหมาย รวมถึงข้อบังคับที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ   องค์กรต้องทำการพิจารณา :             a)    ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพ   และ             b)    ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง กับระบบบริหารคุณภาพ องค์กรต้องเฝ้าติดตามและทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย   และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ในข้อกำหนด 4.2 นี้  คงต้องมาทำความรู้จักกับคำว่า “ผู้มีส่วนได้เสีย”หรือ “Interested Party”  กันก่อนนะคะ

หมายความตามนี้ค่ะ   “บุคคลหรือองค์กร  ที่สามารถทำให้เกิดผลกระทบ  หรือได้รับผลกระทบ  หรือเชื่อว่าตัวเองได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ หรือกิจกรรมนั้น ๆ”

ตามข้อกำหนดนี้แล้วองค์กรต้องทำอะไรบ้างหนออออ.....เอ้ามาเริ่มกันเลยละกันนะคะ

·         องค์กรต้องกำหนดผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอกค่ะ  จากนั้นก็ต้องระบุความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสียนั้นนะคะ

·         ส่วนที่มาของ “ข้อกำหนด” หรือ “ความคาดหวัง” ที่องค์กรต้องระบุนั้น  ก็ได้มาจากการสอบถาม – ตรวจสอบ – พบปะ กับตัวเป็น ๆ ของผู้มีส่วนได้เสียนั้น ๆ หรืออาศัยช่องทางอ้อมโดยผ่านสื่ออิเลคทรอนิคส์  หรือติดตามจากข่าวสารต่าง ๆ ก็ได้ค่ะ

1.     ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสียภายนอกองค์กรและความคาดหวัง   ตามตัวอย่างด้านล่างนะคะ

ผู้มีส่วนได้เสีย	ข้อกำหนด / ความคาดหวัง
1.   ลูกค้า	-  สินค้าที่มีคุณภาพ -  Delivery 100 % (รอบเช้า 09.00น. , รอบบ่าย 14.00น.) -  ส่ง COA ทุก Lot -  ผลการประเมิน supplier ต้องไม่ต่ำกว่าเกรด B
2.   Supplier / Outsource	-  สั่งซื้อตาม MOQ (minimum order quantity) -  ต้อง approved PO ก่อนสั่งซื้อทุกครั้ง -  เครดิต 30 วัน
3.   BOI	-  ต้องได้รับการรับรอง ISO ภายใน  2 ปี -  สิทธิประโยชน์ทางภาษีที่ได้รับ
4.   การนิคมอุตสาหกรรม	-
5.   องค์การบริหารส่วนตำบล	-
6.   องค์กรบริหารส่วนจังหวัด	-
7.   สมาคมที่องค์กรเป็นสมาชิก	-
8.   ธนาคาร/ ผู้ให้บริการทางการเงิน	-
9.   ผู้รับประกันภัย	-
10. คู่แข่งทางธุรกิจ	-
11. รัฐบาล	-

2.     ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสียภายในองค์กรและความคาดหวัง   ตามตัวอย่างเลยค่ะ

ผู้มีส่วนได้เสีย	ข้อกำหนด / ความคาดหวัง
1.     พนักงาน	-  สภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี -  มีโอกาสในการฝึกอบรมเพิ่มทักษะ -  การมีรายได้อย่างต่อเนื่อง -  โอกาสเติบโตในหน้าที่การงาน
2.     หุ้นส่วน / ผู้ถือหุ้น / เจ้าของธุรกิจ	-  การเจริญเติบโตของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง -  ชื่อเสียง / ภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร -  มีการบริหารความเสี่ยงที่ดี
3.     สหภาพแรงงาน	-  สภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี ปลอดภัย ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด -  สวัสดิการที่เหมาะสม -  ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดี
4.     ผู้รับเหมาแรงงาน	-  โอกาสในการบรรจุเป็นพนักงานประจำ -  ค่าตอบแทนที่เหมาะสม -  สวัสดิการที่เหมาะสม
5.	-
6.	-
7.	-

เมื่อเราทราบแล้วว่า  ผู้มีส่วนได้เสียและความคาดหวังของเค้าเหล่านี้ มีอะไรบ้าง  องค์กรก็ต้องนำสิ่งเหล่านี้ค่ะมาแปลงเป็น “นโยบายคุณภาพ” “เป้าหมายคุณภาพ”  หรือ “กิจกรรม” ต่าง ๆ ที่จะให้ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย ได้รับการนำไปทำให้เป็นจริงขึ้นมาจนได้ค่ะ

แต่สิ่งที่องค์กรลืมไม่ได้ก็คือ ต้องกำหนดความถี่ในการทบทวน การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้เสียด้วยนะคะ  จะได้ถูกต้องครบถ้วนตามข้อกำหนด 4.2 นี้ค่ะ

ส่วนมุมมองของ Auditor ที่ตรวจ ก็คงต้องมองหาหลักฐานเหล่านี้ค่ะ

·       หลักฐานการระบุและวิเคราะห์ ข้อกำหนด/ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย

·       นโยบายคุณภาพ และเป้าหมาย  ที่สอดคล้องกับผลที่ได้จากการวิเคราะห์ข้างต้น

·       อย่างสุดท้ายก็คงต้องดูว่าองค์กรกำหนดความถี่ในการทบทวนเอกสารสารสนเทศในข้อ 4.2 อย่างไร ระบุไว้ที่ไหนค่ะ

เอิ่มมมม...เอกสารสารสนเทศค่อย ๆ จัดเต็มกันขึ้นมาเรื่อย ๆ นะคะ....ไว้เจอกันในบทความตอนหน้านะคะ

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665