ข้อกำหนดที่ 5. ความเป็นผู้นำและความมุ่งมั่น (Leadership) - ตอนที่ 3

5.3  บทบาท   หน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ในองค์กร ผู้บริหารสูงสุดต้องมั่นใจว่า   ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ สำหรับบทบาทที่เกี่ยวข้อง  ได้รับการมอบหมาย  ได้รับการสื่อสาร และเข้าใจทั่วทั้งองค์กร ผู้บริหารสูงสุดต้องมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่เพื่อ        a)    มั่นใจว่าระบบบริหารคุณภาพ สอคล้องตามข้อกำหนดของมาตรฐานสากลนี้        b)    ทำให้มั่นใจว่ากระบวนการได้มีการส่งมอบผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจ        c)     รายงานสมรรถนะของระบบการบริหารคุณภาพ  และบนพื้นฐานโอกาสในการปรับปรุง (ดูข้อ 10.1)  ต่อผู้บริหารสูงสุด        d)    ทำให้มั่นใจว่าได้มีการส่งเสริมความตระหนักในการเน้นลูกค้าตลอดทั่วทั้งองค์กร        e)    ทำให้มั่นใจว่ายังคงสภาพความสมบูรณ์ของระบบบริหารคุณภาพ  ระหว่างการเปลี่ยนแปลง  และการทำการเปลี่ยนแปลงต่อ         ระบบการบริหารคุณภาพได้รับการวางแผนและได้นำไปปฏิบัติ

5.3 บทบาท หน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ในองค์กร 

แน่นอนที่สุดค่ะ  การตอบสนองข้อกำหนดนี้เป็นหน้าที่ของผู้บริหารในการแต่งตั้งให้ใครทำหน้าที่ใด มีความรับผิดชอบเรื่องใดบ้าง มีอำนาจในการตัดสินใจในระดับใดบ้าง  ซึ่งทำได้โดย

·         จากข้างต้นองค์กรต้องจัดทำ แผนผังองค์กร – Organization chart ให้ครบทุกตำแหน่งที่มีในองค์กรค่ะ  บางองค์กรจะใส่รายชื่อของตำแหน่งหลัก ๆ ลงไปก็ได้ค่ะ ไม่ว่ากัน...แค่หากมีการเปลี่ยนแปลงบุคคลในตำแหน่งใด ๆ ก็ต้องขยัน update กันหน่อยค่ะ.......นี่เป็นตัวอย่างแรกของการมอบหมายหน้าที่ค่ะ  แต่อาจจะยังไม่ครบถ้วนนัก

·         บางองค์กรจะใส่ไว้ในบันทึกการประชุมค่ะ....ซึ่งสามารถทำได้นะคะ   ไม่ได้ผิดอะไร

·         Job Description (JD) ก่อนอื่นต้องขอบอกก่อนนะคะ  ว่าความต้องการของข้อกำหนดนี้ ไม่จำเป็นต้องทำ JD เนื่องจากข้อกำหนดนี้ไม่ได้บอกให้ต้องทำนะคะ  แต่ JD เป็นที่นิยมใช้กัน  เนื่องจากจะได้รายละเอียดครบถ้วนตามข้อกำหนดนี้ต้องการและองค์กรต้องการค่ะ

นั่นแน่!!! มีคนงงใช่มั๊ยล่ะคะ

·           ขอสรุปเพื่อเพิ่มความเข้าใจนะคะ

ü  องค์กรสามารถใช้เอกสารอะไรก็ได้  ในรูปแบบใดก็ได้  เพื่อเป็นหลักฐานการมอบหมายหน้าที่  ความรับผิดชอบ และอำนาจการตัดสินใจค่ะ  ไม่ว่าจะเป็น Organization Chart , บันทึกการประชุม , Job Description หรือทำเป็น electronic files  

ü  แต่ไม่ว่าจะเป็นเอกสารอะไร รูปแบบไหน รายละเอียดต้องครบถ้วนนะคะ.....ว่า

-       หน้าที่นี้ใครรับผิดชอบ

-       หน้าที่นี้มีความรับผิดชอบในเรื่องใดบ้าง

-       หน้าที่นี้มีอำนาจในการตัดสินใจเรื่องใดบ้าง

-       ต้องมีทุกตำแหน่งงานตามโครงสร้างขององค์กร >>> Organization Chart

มาไขข้อข้องใจกันหน่อยนะคะ  ว่า QMR จะยังมีอยู่ดีมั๊ย 

·       ตามข้อกำหนด 5.3 นี้ ตัดตำแหน่ง QMR ทิ้งไปเลยค่ะ  แต่ผู้บริหารสูงสุดจะคงตำแหน่ง QMR ไว้ก็ไม่ผิดอะไรนะคะ.....มีเจ้าภาพในการจัดทำระบบ  ยังงัยก็ดีกว่าไม่มีค่ะ

·       ตามข้อกำหนด 5.3 นี้ ยังหมายความกลาย ๆ ว่า  ใครที่ถูกแต่งตั้งให้ดูแลฝ่าย , แผนก , ส่วนงานไหน  ก็ต้องดูแล  ในเรื่องต่อไปนี้ด้วย

-       การปฏิบัติงานทั้งหมดทั้งมวลต้องสอดคล้องกับมาตรฐาน ISO นี้

-       Output ในส่วนงานที่รับผิดชอบจะต้องจะต้องเป็นตามที่ตั้งใจไว้

-       รายงานผลของ KPI (อาจจะพ่วงโอกาสในการปรับปรุงเข้าไปด้วย)  ในส่วนงานที่รับผิดชอบต่อผู้บริหารสูงสุด

-       การปฏิบัติตามข้อกำหนดของลูกค้า

-       เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงมากระทบ  ผู้ที่ได้รับมอบหมายต้องดูแลส่วนงานที่รับผิดชอบให้ดำเนินงานต่อไปได้  และรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้น ๆ

ส่วนมุมมองของ Auditor ที่ตรวจ ก็คงต้องมองหาหลักฐานเหล่านี้ค่ะ

·       เอกสารที่แสดงการมอบหมายหน้าที่ ความรับผิดชอบและอำนาจ เช่น Organization Chart , บันทึกการประชุม , Job description , เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตอนหน้าเป็นเรามาเริ่มวิเคราะห์ความเสี่ยงกันนะคะ

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665

E-mail : sukanya.mee@gmail.com , bsm.soln@gmail.com

FB : sukanya meebusayawas

Line ID : sukanya.mee