ข้อกำหนดที่ 5. ความเป็นผู้นำและความมุ่งมั่น (Leadership) - ตอนที่ 2

5.2  นโยบายคุณภาพ 5.2.1  การจัดทำนโยบายคุณภาพ            ผู้บริหารสูงสุดต้องจัดทำ  นำไปปฏิบัติ  และธำรงรักษานโยบายคุณภาพ  ที่ซึ่ง                 a)    เหมาะสมกับเป้าหมายและบริบทขององค์กร  และสนับสนุนทิศทางกลยุทธ์                 b)    ให้กรอบสำหรับกำหนดและจัดตั้งวัตถุประสงค์คุณภาพ                 c)     ประกอบด้วยความมุ่งมั่นในการเป็นไปตามข้อกำหนดที่นำมาประยุกต์ใช้                 d)    ประกอบด้วยความมุ่งมั่นในการปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพอย่างต่อเนื่อง 5.2.2  การสื่อสารนโยบายคุณภาพ           นโยบายคุณภาพต้อง :                a)    มีอยู่และได้รับการธำรงรักษาเป็นเอกสารสารสนเทศ                b)    ได้รับการสื่อสาร  เป็นที่เข้าใจ  และนำไปใช้ภายในองค์กร                c)     พร้อมเปิดเผยต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องตามความเหมาะสม

 5.2.1 การจัดทำนโยบายคุณภาพ 

            เมื่อก่อน >>>  ในเวอร์ชั่นเก่าท่านผู้บริหารส่วนใหญ่จะตั้งนโยบายคุณภาพเพื่อให้เป็นที่ “พึงพอใจของลูกค้า” ซึ่งก็จะเกี่ยวข้องกับ Q-คุณภาพ,C-ราคา,D-การส่งมอบ  บวกกับ wording สุดฮิตอย่าง “การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง” เท่านั้นก็เพียงพอตอบสนองความสอดคล้องกับข้อกำหนดแล้วค่ะ

            ตอนนี้ >>> เวอร์ชั่นนี้...กำหนดให้นอกจากจะต้องทำให้ลูกค้าพึงพอใจ และ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแล้ว  ก่อนที่จะตั้งนโยบายคุณภาพยังต้องคำนึงถึง

·  เป้าหมาย และ กลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งมีที่มาจากการวิเคราะห์ “บริบทขององค์กร” และ “ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย” จากการวิเคราะห์ของข้อกำหนดที่ 4 ที่เราได้วิเคราะห์กันมาแล้ว......นี่ล่ะค่ะที่เป็นที่มาของนโยบายคุณภาพของ ISO 9001 เวอร์ชั่นใหม่แกะกล่องนี้

นโยบายคุณภาพที่ท่านผู้บริหารท่านตั้งขึ้นมานี้  จะนำมาเป็นกรอบในการตั้ง “วัตถุประสงค์คุณภาพ”  หรือ KPI ที่เราคุ้นเคย

ถ้าเราเรียงลำดับการเกิดก่อน – หลัง จะเป็นแบบนี้ค่ะ

Ø แล้วนโยบายคุณภาพเดิมที่เรามีอยู่  ทำงัยกันดี ?

             ขั้นแรก ก็นำมาทบทวนดูว่า   นโยบายคุณภาพของเดิมนั้น ตอบสนองผลการวิเคราะห์จากข้อกำหนดที่ 4 หรือไม่    ถ้าคลอบคลุม ครบถ้วนแล้ว ก็ใช้นโยบายคุณภาพเดิมได้ค่ะ อาจจะมีผลการทบทวนไว้เป็นหลักฐานซักเล็กน้อยนะคะ  เช่น บันทึกการประชุมโดยผู้บริหาร หรือ การประชุมอื่น ๆ ค่ะ

            ขั้นต่อมา  หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้น  แล้วมีผลกระทบกับองค์กร  องค์กรก็ต้องทบทวนใหม่ตั้งแต่บริบทขององค์กร + ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย + กลยุทธ์ทางธุรกิจ + ......แล้วก็ต้องทบทวน “นโยบายคุณภาพ” ด้วยนะคะ

             ขั้นสุดท้าย  องค์กรต้องกำหนดความถี่ในการทบทวนด้วยนะคะ ซึ่งตามพิมพ์นิยมก็จะไปกำหนดไว้ใน Procedure ในเรื่องการทบทวนโดยผู้บริหารค่ะ

5.2.2 การสื่อสารนโยบายคุณภาพ

ü  องค์กรต้องจัดทำนโยบายคุณภาพเป็นเอกสารสารสนเทศนะคะ  จะให้สมบูรณ์ก็ต้องให้ผู้บริหารสูงสุดท่านเซนต์  พร้อมลงวันที่ประกาศใช้ด้วยค่ะ

ü  จากนั้นก็นำไปสื่อสารให้พนักงานได้รับทราบกัน  ไม่ว่าจะเป็นติดบอร์ด , ใส่ไว้ด้านหลังบัตรพนักงาน , meeting กันตอนเช้า ๆ หรือแม้แต่ร้องขอให้ท่องจำกันไป

ü  สุดท้ายก็พร้อมที่จะสื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง  เช่น Customer audit , สื่อสารกับ supplier โดยใช้ supplier manual  เป็นต้นค่ะ

ส่วนมุมมองของ Auditor ที่ตรวจ ก็คงต้องมองหาหลักฐานเหล่านี้ค่ะ

·       นโยบายคุณภาพ ที่ผู้บริหารได้ลงชื่ออนุมัติแล้ว ควรลงวันที่ประกาศใช้ด้วยค่ะ

·       หลักฐานการสื่อสาร โดยส่วนใหญ่แล้ว auditor มักจะไปสอบถามกับพนักงาน ว่าทราบหรือไม่

·       การกำหนดวิธีการ , ความถี่ในการทบทวน   

บทความตอนต่อไปจะมาบอกว่า เราจะยังมี QMR อยู่มั๊ยยยยย

ขอบคุณค่ะ ^-^

สุกัญญา มีบุศยวัสส์ (อ้อ)

Consultant and Trainer

BSM Solutions Limited Partnership

086-145-3665

E-mail : sukanya.mee@gmail.com , bsm.soln@gmail.com

FB : sukanya meebusayawas

Line ID : sukanya.mee